諜報檔案的保管，是秘間之策的核心環節，是守防洩的關鍵所在，邊軍制定嚴苛細緻的實規範，確保檔案保管秘、安全、無洩，每一步作皆細緻嚴謹、有章可循、有據可查，杜絕一切保管疏。實規範核心有四，嚴格恪守、不容逾越。
其一，專人保管，所有諜報檔案均由總兵親自保管，不委託他人代管、不隨意轉，明確總兵為保第一責任人，對檔案安全負全責，一旦出現檔案丟失、洩，唯總兵是問。
其二，室存放，專門修建保室，選址蔽、遠離喧囂，安保嚴、戒備森嚴，配備銳士兵24小時看守，室鑰匙僅由總兵一人持有，嚴任何人擅自進、窺探。
其三，分類歸檔，對間諜資訊、報記錄、文書信等，按類別、按時間、按重要程度分類歸檔，標註清晰、存放有序，既便於總兵查閱、置，又避免檔案混、丟失、混淆，確保每一份檔案皆能準管控；其四，定期核查，總兵每月對諜報檔案進行一次全面核查，逐卷清點、逐一核對，確認檔案完整、無缺失、無洩痕跡，及時排查保管過程中的安全患，發現問題立即置，築牢檔案保管之盾。
報查閱與銷燬之規範
諜報資訊的查閱與銷燬，是防洩工作的關鍵環節，諸多洩事件皆源於查閱無序、銷燬不當，故邊軍制定嚴格規範，從嚴管控，杜絕因查閱、銷燬不當導致的洩事件，確保每一份報、每一卷檔案都能妥善管控、不洩分毫。規範核心分為二，準管控、全程留痕。
其一，查閱規範，僅允許核心知人（總兵、巡、諜報主管）查閱諜報檔案，嚴無關人員查閱，查閱時需三人同時在場、相互監督，嚴單獨查閱、私自摘抄、複製，查閱完畢後立即歸還檔案、鎖室，做好查閱記錄，詳細註明查閱人員、查閱時間、查閱容，全程可追溯；
其二，銷燬規範，所有涉文書、廢棄報，閱後即焚、不留一痕跡，杜絕留存、轉借、丟棄，銷燬過程由三名核心知人共同監督，確保文書徹底焚燒、無殘留，焚燒後的灰燼妥善深埋或投江河，避免被他人獲取、復原，從本上杜絕因銷燬不徹底導致的洩患，守住防洩最後一道防線。
制機控管人知心核
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範規懲與督監洩防的策之間秘
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例案行踐戰實策之間秘
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。業樂居安民邊、虞無土疆里千護，障屏形無牢築防邊境北為，全安的報諜軍邊著護守默默，線防一懈鬆不，位崗守堅、守職盡恪兵士守看；訊秘一洩不，督監互相、行慎言謹人知心核；探窺界外被不，中之室於放存靜靜案檔報諜。畏敬人眾示警、心之守牢築，懾威為懲苛嚴以；探窺界外絕杜、檔之報諜好藏，障屏為守看室以；督監衡制互相、隙之洩控嚴，基為管共人三以；安之案檔護守、秘之報諜掌執，心核為兵總以，策此循軍邊
