接下來，聯盟的8家理事單位代表依次到場——飛天集團由王莽帶隊，後跟著TVB運營總監陳濤（阮梅已吩咐陳濤代表TVB參與儀式，自己留在TVB理日常事務）和長三角影視鏈專案負責人陳工；華星影業的代表是總經理趙明（化名），帶著3名專案總監；博盛影業的代表是董事長王麗（化名），隨行2名製片人；京市影視、滬市影視、粵市影視、鵬城影視、香江影視的代表也各自帶著團隊，每家單位的團隊人數在3-5人不等，8家理事單位總計到場32人。
每位代表簽到時，禮儀小姐都會遞上聯盟員證書和宣傳冊，陳曦會簡要介紹儀式流程，確保大家清楚每個環節的安排。
上午9點，50多家的記者也全部到場，包括地的央視（派出3名記者，攜帶2臺攝像機）、人民日報海外版（2名文字記者），香江的明報（3名記者，1名攝影、2名文字）、大公報（2名記者），海外的路社（2名記者，攜帶筆記型電腦和錄音筆）、法新社（2名記者），總計68名記者，全部在區就座，每個座位前都放著一份資料包，裡面有聯盟章程、首批合作專案清單、新聞通稿，還有一瓶礦泉水。
上午9點20分，嘉賓和記者全部場完畢，主會場座無虛席。
主會場面積約1000平方米，中間是一個長12米、寬8米的舞臺，舞臺背景是一塊100英寸的LED電子螢幕，正在迴圈播放聯盟的宣傳影片——影片時長5分鐘，容包括長三角影視鏈的實景拍攝基地（展示了唐、宋、明、清四個朝代的實景街）、TVB的經典劇集片段（如《浦江風雲》《英雄2》）、地優秀影視作品集錦（如《大江大河》《覺醒年代》片花），影片下方滾播放聯盟的宗旨：“弘揚龍國文化，促進國際流，推影視出海”。
舞臺兩側各有6個音響，確保聲音清晰傳達到會場每個角落；舞臺前方擺放著8個麥克風支架，供後續發言使用；舞臺下方是觀眾席，共設200個座位，第一排是嘉賓席，坐著張主任、李偉署長和8家理事單位的主要代表；第二排到第五排是區，記者們已經架好攝像機、開啟筆記型電腦，準備記錄儀式全程。
上午9點30分，儀式正式開始。
主持人是香江本地的知名主持人陳浩（化名），他穿著黑西裝，走上舞臺：“尊敬的各位領導、各位嘉賓、朋友們，大家上午好！歡迎來到中外影視合作聯盟立儀式的現場，我是主持人陳浩。”
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