白宮的正式任命下達後，萊恩·伯格沒有毫耽擱，第一時間便投到隨行人員的甄選與出訪籌備工作中。他心裡清楚，此次出訪絕非簡單的外洽談——核心是協商鈦礦石採購，還需攜帶專業團隊完前期的實地探礦與儲量核驗，每一項都離不開頂尖專業人才的支撐，團隊組建必須嚴謹周全。
基於此，萊恩·伯格直接將目投向了國頂尖的理工院校：佐治亞理工學院、麻省理工學院、加州理工學院。他親自致電三所院校的校長，說明此次出訪的戰略意義，希借調校最權威的金屬礦產領域教授。
得知是為國家航空航天戰略效力，還能前往神秘的華夏實地考察，三所院校均全力配合，各自派出了一名在全球金屬礦產領域都有盛譽的教授，每位教授還特意挑選了兩名科研能力突出的研究生隨行；既負責協助完探礦核驗工作，也藉此機會積累實戰經驗。
這三位教授對華夏這片土地早有嚮往，此前多是過文獻資料瞭解東方，如今能有實地探訪的機會，還能為國家戰略貢獻力量，幾乎是一拍即合；接到通知後便立刻開始整理專業裝置與資料，隨時準備啟程。
雖說萊恩·伯格藉著費爾多的關係，加上早年多次與華夏方面聯絡的經歷，普通話還算流利，日常通不問題，但為了現對此次談判的重視，避免專業語翻譯出現偏差，他還是專程向外部提出申請；徵調了三名通華夏文化、擅長工業礦產領域專業翻譯的外隨行。
安保方面更是不容鬆懈。作為國空軍作戰部次長，萊恩·伯格直接從空軍傘兵部隊調了十名英傘兵——這些士兵均經過嚴格的特種訓練，兼格鬥、安保與應急置能力。憑藉費爾多親自辦任務的這層背景，加上涉及國家核心戰略，從人員調、裝備調配到手續審批，全程一路綠燈，沒有任何阻礙。
短短三天時間，一支由40人組的出訪團隊便組建完畢：1名總統特使（萊恩·伯格）、3名頂尖礦產教授、6名研究生、3名專業翻譯、10名英安保人員，其餘則為後勤保障與技支援人員。團隊組建完的當天下午，萊恩·伯格便帶領全員從杉磯軍用機場出發，搭乘空軍專屬運輸機，直飛日本東京——按照計劃，他們將在東京短暫停留，等待華夏方面的最終會談確認通知，同時與駐亞洲軍銜接後續行程。
軍用運輸機平穩降落在東京羽田機場的專用停機坪，萊恩·伯格帶領團隊走下舷梯時，駐日軍的接待人員早已等候在旁——雖未見到駐亞洲軍總司令馬克·沃恩·克拉克上將親自到場，但接待規格毫不減。
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